REUNION DU TRAIL 3 CHAPELLES DU 06 OCTOBRE 2016.

Présents : Yves JOUBAUD, Alain JOUBAUD, Antoine Didier MARCHAND, Guillaume BROHAN, Christian
JOUBAUD, Claudine JOUBAUD, Francine DANIEL, Michèle FRANCOIS, Béatrice BRETON, Laurent
& Colette ROUXEL, Patrick GASTAUD, Roland VAILLANT, Serge & Elisabeth RIO, Marie Hélène DANILO,
Jacques GOUIN par SKIPE,
Excusés : Isabelle HURTEL, Jean-Pierre GRAVAUD.

Guillaume ayant son PC, cela nous permet d’être en relation avec Jacques par Skipe.

19 NOVEMBRE A.G. de l’O.M.S.C.L. si pas de Président élu difficile pour le Trail !!

Jacques est allé à l’A.G. du 12 Septembre et a validé l’inscription du Trail pour le 18 Mars 2017

Il reste les dossiers à renvoyer au C.D.C.H.S. Deux déclarations à la Sous – Préfecture, une pour la course et une pour la marche, ainsi qu’à la Croix Rouge, Médecin.

Inscriptions à faire sur un seul site : KLIKEGO, demande de mise à jour par Jacques. OK Alain J doit donner à Yves la liste des commissaires, et vérifier si tout le monde est OK, ainsi que le plan des circuits (reprendre les mêmes si possible, car à Cancave constructions depuis) 14, 22, et 43 km. Alain Mahé, Serge et Didier pour les parcours, à voir avec Alain et Jean-Pierre M.

Point sur les lots restants :
Tapis 86, Serviettes 86, Tee-shirts blanc (taille M) 97, tee-shirts fluo 50. Total 319 Lots.
800 lots à prévoir : 215 pour le 15km, 355 pour le 22km et 120 pour le 43 km.

Serge propose de supprimer les lots et mettre l’inscription à moins chère, car c’est la galère pour trouver les lots. Ce sont les coureurs les plus appropriés pour savoir quoi décider. A voir pour l’an prochain. Une nouveauté sur le Trail de BAINS !!!

Colette propose de voir des gourdes aplaties (vue à la fête de l’île aux Pies) 3- 4€ au maximum.

Tarifs d’inscription : 15€ pour le 43 km, 16 une semaine avant et 18 le jour même

10€ pour le 22 km, 11 une semaine avant et 13 le jour même

8€ pour le 14 km, 9 une semaine avant et 11 le jour même

4€ pour la marche, 5 une semaine avant et 6 le jour même

Yves fait la mise à jour et précise qu’il est possible de faire les inscriptions par courrier également avec paiement. Francine fait la saisie des inscriptions et valide.

Isabelle a peut-être un partenariat avec Inter sport : possibilité d’une arche, rencontre avec le responsable du site et le directeur. Isabelle, Yves et Serge vont voir chez Inter sport pour décider entre SOBHI et Inter sport car SOBHI depuis 3 ans offre 1000€ de lots (sacs, chaussures, accessoires) plus une remise de 250€ l’an dernier ainsi que 3 x 500 dossards et l’arche.

Yves propose que Didier fasse le Podium : préparer les classements par catégorie

1er masculin,

1er féminin, tirage au sort et pré- tirage, gestion sur le podium et timing.

Didier est OK avec l’assistance de Jacques et Roland ainsi que Christian et pour la partie informatique Patrick et Maxime s’il est disponible.

Yves demande à ce qu’ils se rencontrent hors réunion du TRAIL pour mettre au point tout cela, (avant Noël) : l’aspect logiciel, préparation des fichiers, export des sites vers le logiciel des courses, résultats officiels sur le logiciel, contrôle des coureurs qui s’inscrivent !!!

Didier voit avec Jacques (podium, tirage au sort, lots à préparer sur le podium, 6 paniers plus conséquents pour les premiers, le pré -tirage se fait sur liste.

Pour l’arrivée il faut 4 ou 5 personnes à la préparation (connexion WIFI) correspondance entre les puces et la COM COM. Stéphane refera peut-être une info.

Flyers à faire pour fin Octobre, Yves doit faire la mise à jour : date, couleurs bleu clair et foncé et noir ?
Préciser : 2 parcours de marche. Format carte comme l’an dernier. 60€ l’an dernier pour la préparation de celui-ci, 420€ pour l’impression de 2000 cartes. Si possible livraison pour la semaine 41. L’année dernière ils étaient prêts au 20 Septembre.

Si tout est prêt la première semaine de Décembre, possibilité des inscriptions début Janvier.

Penser à mettre une affiche dans la salle d’arrivée pour que les participants sachent où aller retirer les lots.

Prévoir un grand écran pour la ligne d’arrivée (Roland avait prêté le sien l’an dernier) demander à l’espace jeune pour que celui qu’il doit y avoir soit prêté pour le TRAIL, Prévoir également pour le fixer.

Fabriquer des tubes ou boites pour les puces : lavage prévu par Michèle et Marie Hélène, machine à laver des Cadets. Attention bracelets écourtés et décousus !!

Nettoyage des vestiaires Béatrice mais avec de l’aide car l’an dernier toute seule avec son mari

Commencer à chercher des bénévoles (équipes : soupe, casse-croûte)

Voir à L’OMSCL s’il y a bien 2 réchauds à gaz.

Voir avec le foot pour bloquer le vestiaire, Guillaume s’en charge

Voir également pour le judo et le basket car les routes seront bloquées, Béatrice voit cela.

Repas, Laurent doit trouver un remplaçant pour l’an prochain, voir pour menu et animation ?

Est-ce que l’on reprend les Gardons : 1000€ pour une moyenne de 130 repas c’est trop, à 12€ le repas ? A réfléchir si on prend une animation.

Prix pour les bénévoles 5 ou 6€.

Yves demande si l’achat d’un PC portable serait possible car Patrick ne pourra pas travailler sur son ordi perso, n’ayant pas de portable ? Réponse à venir !!!!

Prévoir une sortie l’année prochaine comme le proposait Jacques à la dernière réunion (ÎLE de NANTES où autres)

Prochaine réunion le 24 Novembre à la salle de L’ OUST à 20h 30.