REUNION DU TRAIL 3 CHAPELLES DU 09 FEVRIER 2017.
Présents : Yves JOUBAUD, Alain & Claudine JOUBAUD, Antoine Didier MARCHAND, Francine DANIEL,
Michèle FRANCOIS, Béatrice BRETON, Colette ROUXEL, Patrick GASTAUD, Roland VAILLANT, Elisabeth
et Serge RIO, Maxime JOLLY, Noël LEPRIOL, Isabelle HURTEL, Alain MAHE, Christian JOUBAUD, Marie
Hélène DANILO, Jacques GOUIN par Téléphone à 20h40 , SKIPE ne fonctionnant pas encore une fois.
Voir avec la Mairie ?
Excusés : Guillaume BROHAN, Laurent ROUXEL, Patrice MENU, Marc TALLAVERA
INTERSPORT
Yves nous fait passer le BAT du sac qui a été choisi chez Intersport, logo remasterisé : très bien à l’avis général.
Yves, Isabelle et Marc ont rendez- vous mardi prochain 16h pour finaliser avec Intersport
Il a été demandé des dossards de 3 séries différentes c’est-à-dire de :
– 001 à 500 – couleur A
– 501 à 1000 – couleur B
– 1001 à 1500 – couleur C
– Arche
– Rubalise
– Banderole
– Chéquiers de réductions offerts à chaque participant
– Bons d’achat :
– * 4 x 30 €
– * 4 x 20 €
– * 4 x 10 €
– Tee shirt pour bénévoles
– Lots pour les premiers : Valeur 1200 €
– Lot pour les participants, quantité 500
– SAC SMART + LOGO COURSES : 5.49 € ttc pièce soit un total de 2745 € TTC.
Les dossiers administratifs sont en cours ; avis favorable CDCHS et conseil départemental
Croix rouge en cours, médecin OK
Gardons de Redon OK
Circuits
Roland fait savoir qu’il manque de bras pour le nettoyage ; il faut être conscient du travail qui est fait, 5 samedi passé à nettoyer les circuits (10 à 15 personnes) vététistes et randonneurs, sauf Didier & Alain hors TRAIL. 8 km samedi dernier, dont 300 m par L’ IME sur la Morinais, et ensuite en deuxième
partie ST MARCELLIN / BAINS sur OUST.
Prochain Samedi prévu le 11 Mars, espérant avoir du monde ?
Alain a fait un modèle d’étiquettes avec velcro, donc possibilité de positionner les étiquettes différemment selon la direction à prendre (BRAVO) il demande si accord pour acheter du velcro pour en faire d’autres ? Ok
Tout le monde passe au même endroit, pour le ravitaillement en eau, Elisabeth doit prévoir plus d’eau
Colette avec Joseph, voir pour le camion car Patrick JAHAN sera indisponible
1er km : la Grée de Via
2 ravitaillement au 8ème ravitaillement : La Chapelle ST MEEN
3ème ravitaillement : ST LAURENT
4ème ravitaillement : ST MARCELLIN
5ème ravitaillement : Arrivée
Départs et Arrivées
Serge va demander à la Mairie pour mettre les ganivelles dès le vendredi matin si possible.
Voir pour trouver personnel pour débarrasser les ganivelles après la course
Demander à ????? pour que les vététistes ouvrent et ferment la course ainsi qu’aux randonneurs pour débaliser à la fin des épreuves.
Tom Fournier, animateur de la Fédé est volontaire pour être bénévole il faudrait le contacter.
Balisage le vendredi après- midi.
Alain à 2/3 des commissaires il est en recherche de bénévoles
A l’intérieur et extérieur de la salle les Halles
Sono podium extérieur et intérieur, voir avec Mickaël MARCHAND (vertige association) qui lui demande ?
Grand téléviseur de l’espace jeune à demander, Béatrice voit avec Clément et demander également à la mairie si possible d’avoir l’écran avec rétroprojecteur de la commune.
Mettre les tables dehors (risque de vol) mais peut-être à la salle pour le repas du soir !
Départs et ligne d’Arrivée
Arches COM – COM & INTERSPORT
Récupération des puces et système de tapis (Roland)
Matériel de COM-COM (Serge) voir avec Claude HEMERY directeur de la piscine.
Marcel CALLO avait un projet de boites pour ranger les puces, qu’en est-il ?
Roland demande l’achat de pochettes plastiques pour les pré- inscrits afin d’y mettre : (bracelet, dossard, chéquier de réduction pour chaque participant)
Serge prévoit 8 -10 cartons pour le rangement des pochettes préparées.
Informatique
Roland, Maxime, Patrick et Stéphane RIO, chronométrage et affichage
Relance de l’équipe habituelle
Jacques à 6 bénévoles pour les dossards
Il faut trois personnes pour chaque inscription
Les gens doivent s’inscrire à temps, pour cela Roland est intrangisant, les inscriptions de dernières minutes doivent attendre leur tour.
Il faut compter une centaine d’inscription le jour même
Il y a un guichet de dernière minute par course
Sinon plusieurs couloirs 1 à 100, 101 à 200 etc :
Claudine aura une table pour les lots
Podium
Didier ok pour le podium il voit pour le nombre de lots, listing pour les résultats, marquage par écrit pour les arrivées ? Classements.
Inscriptions
155, à ce jour, c’est à peu près pareil que l’an dernier
Repas
70 à ce jour, mais au moins 26 repas pour Brest à venir ?
Maximum 250 repas coureurs et accompagnants car prévoir aussi pour les bénévoles qui doivent s’inscrire auprès de leur responsable. 6 € pour les bénévoles, 12 € pour les accompagnants et participants.
Laurent a 14 bénévoles
Important : Patrice MENU et Roland doivent prévoir le DJ pour la salle le soir. Quelqu’un de COURNON ?
Noël ok pour le repas avec JAGOURY, mais ne sait pas le prix par personne
Demander la salle polyvalente dès le vendredi midi pour la soupe (épluchage des légumes) Francine achète les légumes.
Voir pour acheter 2 réchauds en fonte. Marie H demande le prix chez URVOY et recontacte Francine.
L’équipe des Boules BAINSOISE s’occupe de faire les casse-croutes
Elisabeth achète le nécessaire pour les confectionner.
Divers
Les prospectus sont à disposition pour les distribuer
Les chèques des sponsors ne sont retirés qu’après le TRAIL, la Paillote demande à ce qu’il soit encaissé maintenant car donné l’an dernier. Saint VINCENT les encaissent directement. Il reste certains chèques à revenir.
2000 € de rentrée des sponsors Francine s’occupe des fonds de caisse pour le 18 Mars
Isabelle prévoit les galettes saucisses pour les bénévoles présents sur le site le midi. Qui a le droit ?
Yves doit prévoir un chauffage pour les halles (LOC ARMOR)
Jacques avait reparlé de faire une consigne le jour du TRAIL, Béatrice va se renseigner à la Mairie demain matin par rapport aux consignes de sécurité Plan Vigipirate.
Combien donnons- nous à Georges ? 70 € comme l’an dernier. Il faut lui renouveler l’invitation également pour le repas du soir.
Combien aux Gardons de Redon ? 1000 €
Demande de Jacques à Roland pour le remplacer les 15 prochains jours pour les inscriptions sur le site. Après réflexion c’est Patrick qui veut bien s’en charger. Patrick et Jacques se contactent pour la mise au point.
Lavage des puces à 30° sans lessive en machine à laver. Michèle & Marie Hélène.
Marie Hélène doit passer lundi prochain à France Bleu Armorique déposer une vingtaine de prospectus, récupérer des banderoles et offrir 3 ou 4 parcours pour le TRAIL ou la marche à gagner sur France Bleu Armorique.
Prochaine Réunion
Jeudi 2 Mars 2017 à 20h30 à la Salle de l’OUST
P.S.
Après demande à la Mairie le vendredi 10, pour l’installation d’une consigne, la réponse étant négative.
Il a été décidé que chaque participant doit prendre en charge ses effets personnels et donc je me suis permis de l’ajouter dans le règlement qui sera mis en ligne dès que possible.
Je vois avec Patrick pour que celui-ci soit rectifié sur le site ainsi que sur KLIKEGO.