REUNION DU TRAIL 3 CHAPELLES DU 02 MARS 2017.

Présents : Yves JOUBAUD, Alain & Claudine JOUBAUD, , Francine DANIEL, Michèle FRANCOIS, Béatrice BRETON,
Colette & Laurent ROUXEL, Patrick GASTAUD, Roland VAILLANT, Elisabeth & Serge RIO, Maxime JOLLY, Noël
LEPRIOL, Isabelle HURTEL, Alain MAHE, Christian JOUBAUD, Guillaume BROHAN Marc TALLAVERA, Marie Hélène
DANILO, Jacques GOUIN sur ordi par Téléphone à 20h40 , SKIPE ne fonctionnant pas encore une fois. Voir avec la Mairie ?
Excusés : Patrice MENU, Antoine Didier MARCHAND

Parcours, Circuits
Le parcours est tracé, le 43 km c’est bon tout est nettoyé, le 15 km fait, 14.089 km le 22 km, 22.200km. Roland a pris un après-midi sur ses vacances avec son épouse pour faire du nettoyage. Bravo à eux. A Via il y a encore des arbres de tombés mais comme il y a la Rando dimanche prochain ce sera vérifié. Les Quatre Vents c’est taillé. Le chantier de nettoyage du 11Mars est donc annulé. Tom FOURNIER est ok pour ouvrir le 43 km avec Titouan qui est en stage, mais après réflexion il est préférable qu’il le fasse avec quelqu’un qui connait le circuit, Titouan sera
avec quelqu’un d’autre.
Alain à 48 commissaires il doit en avoir 50 donc pas de problèmes Ravitaillement à la Roche du Theil à 8.km5 en haut du côté de chez JEFFREDO. Si possible pas pour tous mais peut-être difficile de ramasser avant l’arrivée des concurrents non concernés !!! Les tables peuvent être prises dans les Halles car légères pour le transport. (Qui emmène ces tables ???)
Elisabeth prendre contact avec Joël de la Chapelle St Méen
Assez de VTT pour fermer, les vététistes et les randonneurs sont ok pour débaliser. Roland fait part à Annie Oger pour la demande aux randonneurs comme les années précédentes. Par contre bien préciser à la fin et le faire savoir à Alain où Serge que c’est fini. Important à faire.
Dominique GICQUEL veut bien faire le 43 km en fermeture (Roland aussi : non c’est une blague)

Dossards
Pour les dossards il faut coller des pastilles adhésives sur les Sobhi et également les Groupama par rapport aux couleurs, ainsi que le numéro de téléphone d’urgence à appeler en cas de problème sur le parcours. Intersport doit livrer vendredi prochain 10 Mars les dossards. Roland fera le point avec Yves au sujet des numéros et des couleurs de dossards. Voir pour imprimer ou faire imprimer étiquettes adhésives couleur avec numéro de téléphone d’urgence ou achat ?
Le téléphone à appeler en cas d’urgence est toujours le même celui d’Alain le : 06 60 80 04 17

Informatique
Maxime récupère demain le matériel de chronométrage et le matériel de communication avec Christian, c’est en  accord avec Claude HEMERY, par contre Marc TALLAVERA doit lui envoyer par mail ce soir une autorisation écrite
ainsi que la photocopie de sa carte d’identité en tant que Président de L’OMSCL. Le système de pointage sera déposé au bureau de l’OMSCL vers 11 heures et récupéré par Roland pour stocker chez lui. Faire les tests le week- end prochain des installations de chronométrage, la veille du Trail configurer les puces pour être sûr que cela marche. Est-ce que Stéphane vient ? Réponse : ce serait mieux car c’est lui qui a le routeur.
Guillaume veut bien prêter son ordinateur portable pour le 18 Mars, donc 6 ordis mis à disposition. Pour l’écran espace jeunes c’est ok il faut juste que Clément PROSVOT retrouve le pied de celui-ci, et le rétro- projecteur est
disponible également, Yann DUPUIS a donné son accord.
Il y a 18 bénévoles à ce jour, prévu pour la partie informatique, inscriptions.

Podium
Remise des lots pas de problème, Didier et Christian ont vu cela, 7 grands paniers et 42 petits paniers. Christian parle de mettre les dossards sur des pointes, réponse négative car il faut que les concurrents gardent leur dossard pour le pré- tirage et ainsi connaissent leur numéro qui sera affiché (surtout ne pas mettre le nom du concurrent, possible de vérifier sur la liste en cas de doute)
Le lot principal : 1 VTT valeur 200€ Intersport où 1 VTT 300€ laissé à 250€. Il est décidé celui à 200€ et de mettre 3 où 4 autres gros lots comme une GO- PRO ,1 GPS et voir pour un quatrième éventuel
Intersport fait des flyers pour tous les coureurs en bons d’achats dans trois magasins.
Repas
Pour le repas JAGOURY toujours ok : kir, toasts, veau en sauce ou osso bucco, fromage, dessert. A la date d’aujourd’hui 108 repas pour Jacques. Il demande que l’on fasse de la pub, Marc doit passer un article sur le journal la semaine prochaine on lui demandera de le noter. De plus Marie Hélène ayant été contactée par
Stéphane Bienvenu pour France Bleu Armorique, elle en parlera lors de l’interview si elle en a l’occasion. Prévoir 220 repas maximum.
Pour le DJ nous n’avons personne, car le fils de Patrice n’est pas disponible, Béatrice doit demander à Manu LEY pour la soirée dansante après les GARDONS. Peut-être Vincent NEVEU !!!
Faire savoir à Francine le nombre de repas bénévoles et demander le paiement en même temps, sinon risque de désistement.

Commande des fournitures
Elisabeth prévoit 850 concurrents, elle a déjà calculé les quantités et prépare sa commande pour envoi ce weekend.
Au niveau budget Francine donne son accord et Elisabeth récupérera sa commande  

Il manque des bénévoles pour les parkings seulement 9 personnes, de 9h 30 à 13h ainsi que des personnes pour
le nettoyage des vestiaires après les épreuves le soir.
Guillaume va demander au foot pour avoir des volontaires 6-7 personnes si possibles, pour débarrasser vers
18h30,
Prévoir : 3 rouleaux de rubalise fourni par Intersport

Nettoyage des puces par Michèle et Marie Hélène en machine 30° sans lessive et rangement en caisses par ordre
si possible sauf si donné en vrac.
D’ autre part suite à notre TRAIL
– Une des deux plateformes + 500 bracelets vont au TRAIL des Hortensias à PLOËRMEL
– L’autre plateforme + 500 bracelets + le matériel de COM (arche, etc.) vont au TRAIL des Mines d’Or de la
CHAPELLE de BRAIN.
Béatrice doit demander à la mairie pour avoir la salle des Associations le vendredi 17 Mars à 20 h pour préparer les pochettes (dossards, puces, couleurs) Si possible les personnes présentes à la réunion seront les bienvenus pour aider .
Vendredi après-midi, épluchage des légumes pour la soupe; 14 h à la salle Polyvalente.
Il a été acheté un trépied en fonte chez URVOY en promotion à 29.90€ au lieu de 45€
Marie Hélène a rapporté 3 bannières de France Bleu Armorique pour la pub pendant le TRAIL, qu’elle a confié à Serge et qu’elle devra remmener ensuite. Sinon elle a remis des flyers à France Bleu Armorique.
Francine demande que les chèques des sponsors soient récupérés : Cycles CHEDALEUX, EASY CUISINE, HÔTEL IBIS,
JAGOURY, PAYS de VILAINE ELECTRICITE.

PS
Désolée si j’ai oublié certaines choses mais je n’ai pas tout entendu ce qui s’est dit au cours de la réunion.
Bonne fin de préparation à tous et au 17 Mars 2017 pour les derniers préparatifs.

Date pour le Bilan : Jeudi 27 Avril 2017 à 20h30 à la Salle de l’Oust.

ORDRE du JOUR :
– Bilan moral et financier
– Date du retour des Bénévoles – Activités ou sorties (comme les Machines de Nantes, il y a 2 ou 3 ans)
Des idées de sorties sont les bienvenues (manoir de l’automobile, etc……) – 2018
– Attribution montant Resto du Cœur